Panduan Absensi Pasundan
Panduan Pengguna · v1.0

Aplikasi Absensi SMK Pasundan Rancaekek

Semua yang perlu diketahui untuk memakai aplikasi absensi — dari absen harian di HP sampai menyetujui pengajuan izin di website. Pilih peran Anda di menu samping, atau ketik kata kunci di kolom pencarian.

📱 Aplikasi HP — Siswa, Guru, Tendik 💻 Website — Wali Kelas, Kaur, Piket, Admin

Login & Akun Pertama Kali

Cara masuk pertama kali berbeda untuk aplikasi HP dan website.

📱 Login pertama kali di HP

SiswaGuruTendik
  1. Buka aplikasi, masukkan Username yang diberikan sekolah (untuk siswa biasanya NIS).
  2. Jika ini login pertama kali, Anda akan diarahkan ke halaman Buat Password — password belum pernah diisi Admin, jadi Anda yang menentukannya sendiri.
  3. Setelah password dibuat, Anda otomatis masuk ke Dashboard.
Lupa password? Hubungi Admin sekolah lewat WhatsApp (wa.me/628814500689) untuk direset — tidak ada fitur "lupa password" mandiri di aplikasi.

💻 Login di website

GuruTendikAdminAkun Piket
  1. Buka halaman login website, masukkan Username & Password yang sama seperti di HP.
  2. Tampilan dashboard menyesuaikan otomatis sesuai jabatan Anda.
Siswa tidak bisa login ke website — akun siswa hanya untuk aplikasi HP.

Menu Siswa

Aplikasi HP

Dashboard siswa menampilkan tile-tile berikut. Beberapa menu hanya muncul untuk siswa mode Prakerin (magang) — ditandai di setiap fitur.

1 · Kirim Absensi Harian (absen masuk/pulang)

  1. Buka "Kirim Absensi Harian" dari dashboard. Aplikasi memuat lokasi Anda dan mengecek jaraknya ke sekolah (atau ke lokasi DU/DI, khusus siswa Prakerin).
  2. Tombol Kirim Absen Masuk / Pulang hanya aktif jika Anda berada dalam radius yang ditentukan.
  3. Tekan tombol — kamera depan terbuka. Posisikan wajah dalam lingkaran lalu berkedip. Foto terambil otomatis saat sistem mendeteksi kedipan — tidak ada tombol jepret manual.
  4. Siswa Prakerin saat absen pulang wajib mengisi Jurnal Kegiatan (minimal 10 karakter).

Yang perlu disiapkan

  • wajibBerada dalam radius lokasi (sekolah/DU-DI)
  • wajibKedipkan mata di depan kamera
  • wajibJurnal kegiatan — khusus Prakerin saat pulang
Maksimal 1x absen masuk & 1x absen pulang per hari. HP yang di-root, dijalankan di emulator, atau memakai lokasi palsu akan diblokir total — gunakan tombol "Ajukan Banding Manual" yang muncul untuk minta verifikasi ke Wali Kelas.

2 · Ajukan Cuti / Izin Sakit

  1. Pilih tipe: Sakit atau Izin.
  2. Pilih rentang tanggal (bisa lebih dari 1 hari sekaligus).
  3. Tulis alasan (minimal 8 karakter).
  4. Lampirkan bukti — foto atau PDF (mis. surat dokter), maksimal 2 MB.
  5. Kirim. Pengajuan masuk ke antrean persetujuan Wali Kelas / Wakasek Kesiswaan (atau Pembimbing bila Prakerin).

Yang perlu disiapkan

  • wajibAlasan, min. 8 karakter
  • wajibBukti pendukung — foto/PDF, maks. 2 MB
Selama status masih Pending, Anda bisa mengedit atau membatalkan pengajuan sendiri. Saat mengedit, bukti boleh dibiarkan (berkas lama tetap dipakai).

3 · Ajukan Izin Telat

  1. Gunakan menu ini sebelum Anda datang, saat sudah tahu akan terlambat hari itu.
  2. Tulis alasan (minimal 5 karakter), boleh isi estimasi jam masuk.
  3. Foto bukti wajib diambil langsung dari kamera.
  4. Kirim — tunggu persetujuan.

Yang perlu disiapkan

  • wajibAlasan, min. 5 karakter
  • wajibFoto bukti dari kamera
  • opsionalEstimasi jam masuk

4 · Izin Keluar Sementara

  1. Tulis alasan keluar, kirim pengajuan.
  2. Setelah disetujui, buka kembali kartu pengajuan — kode QR akan muncul. Tunjukkan ke Guru Piket di gerbang untuk di-scan saat keluar.
  3. Status berubah jadi Out. Selama di luar, lokasi Anda dipantau (live tracking) sampai kembali.
  4. Saat kembali ke sekolah, buka layar QR lagi — aplikasi akan meminta foto terlebih dahulu sebelum menampilkan QR "kembali". Tunjukkan QR ini ke Piket.

Yang perlu diketahui

  • wajibAlasan keluar
  • wajibFoto saat kembali (dari kamera langsung)
QR berganti otomatis setiap 90 detik dan berlaku 120 detik — tidak perlu menekan tombol apa pun, cukup tunjukkan layar terbaru.

5 · Pulang Cepat

  1. Isi alasan & foto bukti kondisi (mis. sakit mendadak) — keduanya wajib.
  2. Kirim, tunggu persetujuan Wali Kelas/Wakasek Kesiswaan.
  3. Setelah disetujui, buka QR di kartu riwayat, tunjukkan ke Piket di gerbang untuk discan saat benar-benar pulang.
Berbeda dari Izin Keluar Sementara: setelah discan Pulang Cepat langsung selesai, tidak ada pemantauan lokasi lanjutan karena Anda memang pulang, bukan keluar sementara.

6 · Pengajuan Jadwal Kerja

Khusus Prakerin
  1. Tentukan hari kerja magang Anda (checkbox multi-hari).
  2. Opsional: atur jam berbeda untuk hari tertentu, atau tandai hari WFH.
  3. Isi alasan pengaturan/perubahan jadwal, simpan.
Pengaturan pertama kali langsung berlaku tanpa persetujuan. Perubahan berikutnya butuh persetujuan Pembimbing/Wali Kelas.

7 · Riwayat Presensi

  1. Lihat persentase kehadiran & ringkasan Hadir/Terlambat/Izin-Sakit/Alpa 30 hari terakhir.
  2. Daftar harian menampilkan jam masuk-pulang, status lokasi, dan foto selfie — ketuk foto untuk memperbesar.
  3. Siswa Prakerin: tombol Ekspor Jurnal (.pdf) di pojok atas untuk unduh riwayat jurnal kegiatan.

8 · Ganti Password / Username

  1. Buka ikon Akun Saya di pojok atas dashboard.
  2. Tab Ganti Password: isi password lama, password baru (min. 6 karakter), konfirmasi.
  3. Tab Ganti Username: isi username baru (huruf/angka/titik/strip/underscore) + password saat ini untuk verifikasi. Username baru dipakai mulai login berikutnya.

Menu Umum Guru & Tendik

Aplikasi HP

Fitur berikut tersedia untuk semua Guru dan Tendik, terlepas dari jabatan tambahan yang dipegang. Jabatan tambahan (Wali Kelas, Kaur, dll.) membuka menu ekstra — lihat bagian Menu Jabatan Tambahan.

1 · Kirim Absensi Harian

  1. Sama seperti siswa: tekan tombol Absen Masuk/Pulang, lalu berkedip di depan kamera untuk foto otomatis.
  2. Saat absen pulang, wajib isi Laporan KBM / Kerja Harian (minimal 10 karakter).
Guru tanpa jadwal mengajar/piket hari itu tidak diwajibkan absen — dashboard akan menampilkan info "Tidak Ada Jadwal Hari Ini" alih-alih tombol absen.

2 · Ajukan Cuti / Izin / Sakit

  1. Pilih tipe: Sakit, Izin, atau Cuti (guru/tendik punya opsi Cuti, siswa tidak).
  2. Pilih rentang tanggal, tulis alasan (min. 8 karakter).
  3. Lampirkan bukti — foto/PDF, wajib, maksimal 2 MB.
  4. Kirim — disetujui oleh Kaur / Kepala Sekolah / Wakasek Kurikulum.

3 · Ajukan Izin Telat

  1. Sama seperti siswa: alasan (min. 5 karakter) + foto bukti wajib dari kamera.
  2. Disetujui oleh Kaur/Kepala Sekolah/Wakasek Kurikulum.

4 · Absensi KBM

Guru dengan jadwal mengajar
  1. Muncul otomatis untuk guru yang punya penugasan mengajar terdaftar.
  2. Pilih mode Jadwal Hari Ini (otomatis) atau Manual/Pengganti (isi kelas & jam sendiri).
  3. Buka sesi, tandai status tiap siswa: Hadir / Izin / Sakit / Alpa / Dispensasi.
  4. Simpan absensi.

5 · Riwayat Presensi, Ganti Password/Username

  1. Sama seperti siswa — lihat riwayat kehadiran 30 hari terakhir dan kelola akun lewat ikon "Akun Saya".
Tombol Ekspor Jurnal PDF khusus untuk siswa, tidak muncul untuk Guru/Tendik.

Menu Jabatan Tambahan

Aplikasi HP

Menu ini hanya muncul di HP jika Anda memegang jabatan struktural tertentu (ditetapkan Admin lewat website). Satu orang bisa memegang lebih dari satu jabatan sekaligus.

Siapa melihat menu apa di HP
JabatanMenu tambahan yang muncul
Wali KelasPersetujuan Izin Keluar & Pulang Cepat (kelasnya), Dispensasi (kelasnya), Verifikasi Absensi & Izin (kelasnya), Rekap Kelas, Monitoring & Summary Statistik (kelasnya)
Wakasek KesiswaanSama seperti Wali Kelas, tapi mencakup semua siswa sekolah
KaurPersetujuan Izin Telat pegawai, Verifikasi tab Cuti Pegawai, Dispensasi (semua), Shift & Hari Kerja Pegawai
Kepala SekolahPersetujuan Izin Telat, Verifikasi Cuti Pegawai, Dashboard Eksekutif
Wakasek KurikulumPersetujuan Izin Telat pegawai, Verifikasi Cuti Pegawai, Rekap Kehadiran Pegawai, Jadwal Piket
Pembimbing PrakerinLapor Kunjungan Magang, Verifikasi (siswa bimbingan), Monitoring Siswa Bimbingan
KaprogRekap Kelas (jurusannya)
BKTren Alpa Sekolah
Piket tidak lagi scan QR/kartu dari HP. Tugas piket (scan kartu siswa, scan QR izin keluar, lihat status izin hari ini) sekarang sepenuhnya dilakukan lewat Pos Piket di website, memakai satu akun bersama piket di komputer meja piket — bukan lewat HP pribadi guru yang bertugas.

Menyetujui Izin/Sakit Siswa (Verifikasi)

Wali KelasWakasek KesiswaanPembimbing
  1. Buka menu Verifikasi — daftar pengajuan Izin/Sakit siswa yang masih Pending muncul (default: hari ini, bisa diganti tanggalnya).
  2. Tekan Setujui atau Tolak per pengajuan.
  3. Tombol Setujui Semua di atas daftar menyetujui SEMUA pengajuan Pending sekaligus — reject tetap harus satu per satu.

Menerbitkan Dispensasi

Wali KelasKaur
  1. Isi Nomor Surat Tugas, Nama Kegiatan, rentang tanggal.
  2. Unggah bukti surat tugas (foto/PDF), wajib.
  3. Pilih peserta — Wali Kelas hanya bisa memilih siswa kelasnya; Kaur bisa memilih siswa atau guru/tendik, lintas kelas.
  4. Terbitkan — peserta otomatis tidak ditandai Alpa selama rentang tanggal tersebut.

Untuk Semua Pegawai

Website

Begitu login di website, semua guru/tendik melihat menu dasar berikut di dashboard "staff" — terlepas dari jabatan.

Riwayat Absensi SayaLihat riwayat kehadiran sendiri Cuti/Izin SayaAjukan Cuti/Sakit/Izin dari komputer Profil SayaGanti email, WA kontak, password, username
Absen masuk/pulang harian (selfie+lokasi) tetap hanya lewat HP — tidak tersedia di website.

Menyetujui Pengajuan (Verifikasi)

Website

Empat halaman terpisah menangani jenis pengajuan yang berbeda. Siapa berwenang menyetujui tergantung jenis pengajuan dan jabatan yang dipegang.

Verifikasi Absensi & Jurnal

Wali KelasWakasek KesiswaanPembimbing PrakerinAdmin
  1. Daftar pengajuan Izin/Sakit siswa & jurnal Prakerin berstatus Pending, sesuai kelas/scope Anda.
  2. Pengajuan untuk beberapa hari sekaligus ditampilkan sebagai satu baris ringkas (mis. "14-09-2026 s/d 16-09-2026, 3 hari").
  3. Klik panah di kolom Tanggal untuk membuka rincian per hari — di situ tersedia tombol Setujui/Tolak untuk hari tertentu saja.
  4. Atau tekan Setujui Semua Hari / Tolak Semua Hari di baris ringkas untuk memutuskan seluruh rentang sekaligus.
  5. Tombol Setujui Semua di kop tabel menyetujui seluruh pengajuan Pending yang tampil (termasuk semua hari di dalamnya).
Piket yang sedang bertugas bisa melihat tabel ini, tapi hanya lihat — tidak bisa menyetujui.

Verifikasi Cuti Pegawai

KaurKepsekWakasek Kurikulum
  1. Daftar pengajuan Cuti/Sakit/Izin milik guru/tendik yang berstatus Pending.
  2. Tekan Setujui/Tolak per pengajuan — begitu disetujui, hari-hari dalam rentang itu otomatis tercatat sebagai cuti di data kehadiran.

Siapa boleh menyetujui siapa

  • Kaurhanya Kepala Sekolah yang bisa menyetujui
  • TendikKaur atau Kepala Sekolah
  • GuruKaur, Kepala Sekolah, atau Wakasek Kurikulum

Izin Telat · Izin Keluar · Pulang Cepat · Banding Perangkat

  1. Empat halaman terpisah dengan cara pakai serupa: daftar Pending, tekan Setujui/Tolak.
  2. Izin Telat & Izin Keluar & Pulang Cepat: untuk siswa → Wali Kelas/Wakasek Kesiswaan; untuk guru/tendik → Kaur/Kepsek/Wakasek Kurikulum.
  3. Banding Deteksi Perangkat (siswa/pegawai yang HP-nya terdeteksi tidak aman saat absen): hanya Admin yang bisa memutuskan, tanpa pengecualian jabatan lain.

Pos Piket

Website — Komputer Piket

Dipakai dari komputer di meja piket dengan satu akun bersama piket — bukan akun pribadi guru. Siapa pun yang sedang bertugas login dengan akun ini.

1 · Pilih Petugas Bertugas

  1. Setelah login akun piket, pilih 2 nama petugas yang bertugas hari ini sebelum menu lain terbuka.
  2. Kalau sudah pernah dipilih hari itu, sesi lanjut otomatis — tekan Ganti Petugas hanya jika perlu ganti nama.

2 · Scan Kartu / RFID

  1. Buka menu Scan Kartu — tempelkan/tap kartu pelajar atau RFID siswa.
  2. Foto webcam otomatis diambil sebagai bukti.
  3. Status Masuk/Terlambat ditentukan otomatis berdasarkan jam.

3 · Scan QR (Izin Keluar & Pulang Cepat)

  1. Siswa menunjukkan QR dari HP mereka di gerbang.
  2. Pilih jenis: Izin Keluar atau Pulang Cepat, lalu scan kode QR-nya.

4 · Izin Manual (siswa tanpa HP)

  1. Pilih siswa yang sudah absen masuk tapi belum pulang, isi alasan + foto.
  2. Pengajuan ini tetap perlu disetujui Wali Kelas/Wakasek seperti biasa.
  3. Setelah disetujui, kembali ke Pos Piket untuk menekan Tandai Keluar → Tandai Kembali (Izin Keluar), atau Tandai Pulang (Pulang Cepat).

5 · Status Hari Ini & Laporan Harian

  1. Status Izin Keluar/Pulang Cepat — lihat siapa yang sedang di luar atau sudah kembali.
  2. Laporan Kehadiran Harian — ringkasan status semua kelas + guru/tendik untuk satu tanggal, bisa diekspor ke Excel (1 sheet per kelas).

Menu per Jabatan (Website)

Website

Menu manajemen & laporan tambahan, muncul di sidebar sesuai jabatan yang Anda pegang.

Menu tambahan di website per jabatan
JabatanMenu yang tersedia
Wali KelasRekap Kelas, Monitoring Kehadiran & Summary Statistik (kelasnya)
Wakasek KesiswaanMonitoring Kehadiran & Summary Statistik (semua siswa)
KaurRekap Kehadiran Pegawai, Laporan Piket, Shift Pegawai, Jadwal Piket, Agenda Rapat, Alokasi Waktu JP, Impor Jadwal KBM, Pengumuman Pulang Cepat, Kalender Hari Libur
Wakasek KurikulumShift Pegawai (guru saja), Jadwal Piket, Alokasi Waktu JP, Impor Jadwal KBM, Pengumuman Pulang Cepat, Kalender Hari Libur, Rekap Kehadiran Pegawai
Kepala SekolahDashboard Eksekutif, Laporan Dinas (ekspor Excel bulanan)
BK / Wakasek lainTren Alpa Sekolah
KaprogRekap Kelas & Dispensasi (jurusannya)
Pembimbing PrakerinMonitoring Siswa (peta lokasi live), Kunjungan DU/DI (catat & ekspor laporan)
Unduh dulu template CSV yang tersedia di halaman Impor Jadwal KBM, isi kolom nama_guru/mapel/kelas/hari/jam_ke sesuai contoh, lalu unggah kembali. Nama guru dicocokkan otomatis ke Data Guru & Tendik yang sudah ada — pastikan namanya sama persis.
Shift Pegawai menentukan jam kerja rutin seseorang (mis. shift pagi/siang). Jadwal Piket khusus menugaskan siapa piket di hari tertentu — jam piketnya dihitung otomatis dari jam masuk sampai jam KBM terakhir hari itu, tidak diisi manual.

Khusus Admin

Website

Admin melihat seluruh menu di atas ditambah menu Manajemen Data dan Pengaturan Sistem berikut.

Manajemen Data Master
MenuFungsi
Data SiswaTambah/ubah/hapus, impor-ekspor CSV, cetak kartu QR massal, ganti perangkat terdaftar siswa
Data Guru & TendikTambah/ubah/hapus, generate username otomatis, tandai sebagai Pembimbing Prakerin
Jabatan Guru/TendikMenetapkan atau mencabut jabatan struktural (Wali Kelas, Kaur, dsb.)
Data DU/DI, Jurusan, KelasKelola data induk untuk siswa Prakerin dan struktur kelas
Kenaikan Kelas & KelulusanProses naik kelas/lulus massal — terkunci otomatis jika Sinkron API Sekolah aktif
Broadcast NotifikasiKirim notifikasi push ke semua siswa atau siswa terpilih
Pengaturan & Pemeliharaan Sistem
MenuFungsi
Konfigurasi SistemLokasi & radius sekolah, jam batas telat, WhatsApp Gateway, template pesan, modul Prakerin on/off, jadwal sinkron Sheets, dsb — dalam tab-tab terpisah
Sinkron API SekolahTarik data Siswa/Guru/Kelas dari sistem API sekolah, tombol "Sinkron Sekarang", lihat waktu sinkron terakhir
Backup DatabaseUnduh cadangan database kapan saja
Reset Data AbsensiHapus semua data absensi — perlu mengetik ulang teks konfirmasi + password
Reset Total DataHapus akun Siswa, Pembimbing, DU/DI beserta seluruh data terkait — perlu konfirmasi ketat
Akun Pos PiketReset password akun bersama piket
Reset Data Absensi dan Reset Total Data tidak bisa dibatalkan. Pastikan sudah backup database terlebih dahulu sebelum menjalankan salah satunya.

Pertanyaan Umum

Ini biasanya karena jam HP tidak sinkron dengan waktu internet. Buka Pengaturan > Tanggal & Waktu di HP, aktifkan "Gunakan waktu otomatis dari jaringan". Bisa juga karena koneksi internet lambat sehingga foto terlalu lama terkirim — pastikan sinyal stabil, lalu ulangi proses absen dari awal tanpa menunda antara ambil foto dan kirim.
Bukti pendukung (foto atau PDF, mis. surat dokter) kini wajib untuk semua pengajuan Izin Telat, Izin/Sakit/Cuti, dan Pulang Cepat — pengajuan tanpa bukti tidak bisa dikirim. Ini membantu approver memverifikasi pengajuan lebih cepat dan akurat.
Ini memang disengaja — pengajuan multi-hari sekarang dirangkum jadi satu baris ringkas dengan rentang tanggalnya. Approver bisa membuka rincian per hari dengan mengklik panah di kolom Tanggal, atau langsung menyetujui/menolak semua hari sekaligus lewat tombol di baris ringkas.
Tidak ada fitur reset mandiri di aplikasi ini — hubungi Admin sekolah lewat WhatsApp (wa.me/628814500689) untuk mereset password Anda lewat website.
Tombol hanya aktif jika Anda berada dalam radius lokasi yang ditentukan (sekolah atau DU/DI). Periksa indikator jarak di layar — kartu status akan menunjukkan "Libur/Bukan Hari Kerja" jika hari itu memang bukan hari kerja Anda.
Tugas scan (kartu siswa, QR izin keluar/pulang cepat) sekarang dilakukan dari komputer di meja piket lewat website, memakai akun bersama piket — bukan dari HP pribadi. Lihat bagian Pos Piket.